Related imageAda banyak jenis perangkat lunak yang diperlukan oleh biro iklan untuk melakukan bisnis secara efisien. Berikut beberapa contoh tugas yang dapat didukung oleh perangkat lunak yang saat ini tersedia bagi biro iklan:

• Buat perkiraan dan kutipan, faktur dan jadwal untuk persetujuan klien
• Siapkan draf brosur baru, cetak iklan, atau laporan tahunan untuk ditinjau
• Kelola umpan balik klien tentang bahan surat langsung
• Lacak tanggal-tanggal tonggak proyek utama
• Persiapkan dan tinjau rencana media
• Siapkan presentasi storyboard untuk klien
• Persiapkan riset pasar
• Jadwalkan tugas proyek
• Tinjau potongan kasar
• Buat jadwal waktu proyek
• Kelola klien eksternal dan permintaan prospek
• Jadwalkan media
• Pelacakan waktu
• Melacak pengeluaran terhadap perkiraan
• Merencanakan dan menganalisis penggunaan sumber daya
• Akuntansi dan pembukuan

Untuk memenuhi kebutuhan ini, biro iklan harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

Perangkat Lunak Desain Grafis – Agensi akan memerlukan Aplikasi Aplikasi desain kreatif seperti Macromedia Design Suite atau
Adobe Creative Suite untuk melakukan desain grafis dasar, storyboard dan aspek kreatif lainnya dalam memproduksi
materi iklan.

Perangkat Lunak Penyuntingan Audio dan Video – Jika mereka melakukan maket iklan radio dan televisi mereka di-rumah mereka harus dapat mengeditnya untuk ditinjau klien sebelum mereka menyerahkan semuanya ke perusahaan produksi aktual yang menghasilkan versi final.

Aplikasi Office – Sebagian besar perusahaan menggunakan Microsoft Office untuk pengolah kata, spreadsheet, dan perangkat lunak presentasi karena telah menjadi standar untuk bisnis.

Contact Manager – Agen membutuhkan manajer kontak yang baik untuk melacak semua informasi klien mereka. Agensi yang lebih besar mungkin ingin memilih sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang canggih.

Klien Email – Agen membutuhkan klien email yang baik. Meskipun ada banyak klien email yang baik yang tersedia, Outlook adalah standar bisnis dan memiliki kemampuan penjadwalan untuk rapat, daftar distribusi, folder publik, kemampuan untuk menandai semua korespondensi dari klien individu tertentu dan kemampuan manajemen konten dasar.

Manajemen proyek, Perangkat Pelacakan Waktu & Pengeluaran – karena mereka bekerja pada proyek-proyek individual, agensi memerlukan perangkat lunak yang dapat melacak semua biaya yang terkait dengan setiap proyek. Perangkat lunak ini harus dapat melacak waktu karyawan dengan kemampuan untuk menggunakan tarif terpisah dan beberapa tarif, bahan baku, faktur yang dialihdayakan, dll.

Perangkat Lunak Akuntansi – Mereka membutuhkan perangkat lunak akuntansi standar yang menyediakan faktur, piutang, hutang dan fungsi buku besar. Agensi yang lebih besar mungkin memerlukan perangkat lunak untuk menangani berbagai mata uang dan kode pajak.

Kemungkinan Baru

Dengan munculnya ekstranet, perangkat lunak khusus telah dikembangkan khusus untuk biro iklan. Mereka termasuk program yang dapat memberikan manajemen kontak, pelacakan waktu & biaya, manajemen proyek, penjadwalan dan manajemen email. Beberapa aplikasi bahkan dapat berinteraksi langsung dengan perangkat lunak akuntansi perusahaan.

Inovasi lain adalah extranet layanan klien. Mereka telah mengganti email sebagai forum favorit untuk berbagi dan mengatur sejumlah besar dokumen yang merupakan bagian dari semua hubungan klien / agensi.

Menggunakan ekstranet memungkinkan semua karyawan, vendor, pemasok, klien, dan lainnya di tim proyek memiliki akses waktu nyata ke semua rincian proyek yang terkait dari mana saja di dunia. Yang terbaik dari semuanya, extranet memungkinkan untuk berbagi dokumen desain, klip audio dan video dengan proyek online secara real time. Tidak lagi menunggu pengiriman kurir atau pertemuan tatap muka yang menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik daripada sebelumnya.

Artikel Lain : menjadi autoresponder yang baik.